Ryhmä-, kokous-, tapahtuma- ja ravintolavarausten peuutus- laskutus- ja maksuehdot

Varauksen sitovuus

Vahvistetun tilaisuuden peruuntuessa tai muuttuessa sovellamme alla olevia ehtoja, mikäli erikseen ei ole muuta sovittu. Toimitusehdot astuvat voimaan, kun tilaaja on saanut varauksesta vahvistuksen kirjallisesti. Mahdolliset muutokset ja peruutukset on tehtävä kirjallisesti.
Hotellilla on oikeus valita osallistujamäärään sopiva tila. Tilavaraus on voimassa tilaajan ilmoittamalle osallistujamäärälle.

Henkilömäärän vahvistus

Henkilömäärä tulee ilmoittaa tilaisuuden vahvistuksen yhteydessä. Pyydämme lähettämään nimilistan huonejakoineen sekä mahdolliset ruokailuajat ja erikoisruokavaliot viimeistään 7 arkipäivää ennen tilaisuutta.

Peruutusehdot

Peruutus ja muutos varauksiin voidaan tehdä seuraavasti:

Voi perua	1-20 hlöä tai huonevrk	21-50 hlöä tai huonevrk	51-100 hlöä tai huonevrk	yli 101 hlöä tai huonevrk
100% varauksesta	7 vrk ennen tilaisuutta	14 vrk ennen tilaisuutta	30 vrk ennen tilaisuutta	45 vrk ennen tilaisuutta
50% varauksesta	n/a	n/a	n/a	30 vrk ennen tilaisuutta
25% varauksesta	n/a	7 vrk ennen tilaisuutta	15 vrk ennen tilaisuutta	n/a
10% varauksesta	3 vrk ennen tilaisuutta	3 vrk ennen tilaisuutta	7 vrk ennen tilaisuutta	15 vrk ennen tilaisuutta

Henkilömäärän muuttuessa noudatetaan alkuperäisen vahvistetun henkilömäärän mukaisia peruutusehtoja. Mikäli varauksessa on sekä kokousta että majoitusta, sovelletaan suuremman varauksen (huonevuorokausi / kokous osallistujat) ehtoja.

Viime hetken muutokset: 1-2 hotellihuonetta / ryhmä voi perua kuluitta 1 vrk ennen tuloa klo 16 mennessä.

Varauksen osallistujamäärän tai huonevuorokausien noustessa alkuperäisestä varauksesta, hotelilla on oikeus ottaa käyttöön suuremman varauksen peruutusehdot. Huonevuorokausi tarkoittaa majoitusvarauksen kokonaishuonevuorokausimäärää, esim. 10 huonetta kahdeksi vuorokaudeksi = 20 huonevuorokautta.

Hotelli perii täyden maksun niissä tapauksissa, jossa asiakas saapuu myöhemmin tai lähtee ennen sovittua aikaa tai jättää kokonaan saapumatta. Hotellilla on oikeus täyteen korvaukseen palveluista, joita ei voida peruuttaa. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi alihankintana tilattuja palveluita.

Tilaisuudet, joissa on varausmaksu, maksua ei palauteta tilaisuuden peruuntuessa.

Laskutus- ja maksuehdot

Laskutettaessa maksuehto on 14 vrk netto, viivästyskorko voimassa olevan korkolain mukainen.

Laskutuslisä on 15€ kotimaassa ja ulkomaille laskutuslisä on 35€. Pienlaskutuslisä alle 50€:n tilaisuudesta on 25€. Kaikkiin laskuihin lisätään voimassaoleva laskutuslisä, ellei toisin ole sovittu.

Pyydämme toimittamaan tarkat laskutustiedot viitteineen viimeistään 7 arkipäivää ennen tilaisuutta. Uudelleenkäsitellystä laskusta veloitamme 30€. Jos vastaanotatte verkkolaskuja, pyydämme toimittamaan näiden tietojen lisäksi myös yrityksenne postiosoitteen.

Saapumatta jääminen (no show) laskutetaan varauksen koko arvosta. Varaaja on vastuussa varauksensa mukaisten palveluiden maksamisesta. Hotellilla on oikeus täyteen korvaukseen kaikista etukäteen tilatuista palveluista ja tuotteista.

Pidätämme oikeuden veloittaa ennakkomaksu varauksista. Laskutus tapahtuu vahvistetun henkilömäärän mukaisesti. Mikäli toteutunut määrä on suurempi kuin vahvistettu määrä, laskutetaan tilaajalta toteutunut määrä. Jos asiakas ei ole suorittanut sovittua ennakkomaksua eräpäivään mennessä, hotellilla on oikeus perua varaukset.

Sopimuksen siirto

Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa vuokraamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman hotellin tai ravintolan suostumusta.

Tilauksen muutos

Hotellilla tai ravintolalla on oikeus peruuttaa tai muuttaa varausta sellaisten olosuhteiden vuoksi, joihin ne eivät voi itse vaikuttaa (esim. lakko, työsulku,pandemia). Niistä aiheutuvia vahinkoja ei korvata. Hotelli tai ravintola voi myös milloin hyvänsä lopettaa tai peruuttaa tilaisuuden, mikäli se häiritsee muuta toimintaa tai jos se vaarantaa hotellin/ravintolan maineen tai turvallisuuden.

Erikoisjärjestelyt

Mikäli tilaisuuteen tarvitaan erityislupia, ohjelmaa, orkesteria tai poikkeuksellisia teknisiä laitteita, sitoutuu tilaaja vastaamaan näistä aiheutuvista kustannuksista. Asiakas sitoutuu noudattamaan hotellin henkilökunnan ohjeita talon sekä kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa.

Asiakas on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita. Asiakas vastaa kaikista vahingoista, joita heidän laitteensa, henkilökunta, esiintyjät tai kokous- osanottajat aiheuttavat kiinteistölle tai hotellin irtaimelle omaisuudelle. Hotelli ei vastaa esineistä, joita säilytetään hotellin tiloissa, hotellihuoneissa tai jotka unohtuvat tiloihin. Asiakas vastaa hotelliin tuomistaan laitteista ja irtaimesta omaisuudesta.

Oikeus muutoksiin pidätetään.

Yhteystiedot

Sodexo Oy
Hämeenkylän Kartano
Tavastkullantie 9
01630 VANTAA
Y-tunnus: 0907890-4

Puhelin: +358 (0)10 540 8350
Email: hameenkylankartano@sodexo.fi

Myynti: +358 (0)10 540 7500
Email myynti: sales.hotels@sodexo.fi